Conditions Générales 
de vente

Les présentes conditions générales de vente ont pour objet de définir les droits et obligations de l’agence BY ADC et de ses clients. Seules les conditions particulières énoncées s’il y a lieu au recto du devis, les présentes conditions générales de vente et le code de commerce réglementent les conditions de vente des prestations fournies par l’agence BY ADC. Aussi, les présentes conditions générales de vente prévaudront sur toutes clauses et conditions contraires pouvant figurer sur les conditions générales d’achat ou tout autre document émanant du client ou du tiers. Toute condition contraire posée par le client sera donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposables à l’agence BY ADC quelque soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance.

Article 1 – Mandat

Le Client délègue à BY ADC « l’Organisateur », qui accepte la responsabilité de l’organisation de l’événement, ou service, correspondant, au stade du présent, aux critères qui seront décrits dans le devis ou le contrat d’organisation. Le mandat est donné pour la durée d’études et de réalisation complète de l’événement. Il en est de même pour les projets de communication WEB, globale, graphique, conversationnel ou autre. Aucun service, aucune prestation de l’Agence BY ADC ne sera réalisée sans devis et conditions signés de la part du client.

Les services proposés par BY ADC sont les suivants :

  • L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel, tels que séminaire, team building, inauguration, anniversaire d’entreprise, incentive, garden party, workshop, soirée d’entreprise, conférences, meeting, Kick off, summit et toute opération de communication événementielle et marketing.

  • La mise en place et/ou location d’animations événementielles (challenges, stands, jeux, artistes, …)

  • La création et/ou mise en place et/ou location de décors événementiels thématiques ou de stands d’exposition marketing

  • La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (hébergement, restauration, technique, signalétique, personnel…)

Article 2 – Devis et Contrat

Toute intervention de l’Agence BY ADC fait l’objet d’un devis estimatif, détaillé et personnalisé remis ou envoyé (e-mail, et/ou lettre simple) au Client. Ce devis comporte la désignation et le type de prestations déterminé à partir de la demande exprimée par le Client ainsi que les modalités et coûts y afférents. Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant. De convention expresse entre le Client et la Société, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements, l’agence pourra également imposer les conditions générales de ses partenaires qui devront également être appliquées (notamment pour les conditions de règlements ou d’annulation totales ou partielles). L’agence enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.

Article 3 – Obligations de l’agence BY ADC

Pendant la durée du mandat, l’Organisateur s’engage à rechercher et mettre en œuvre tous les composants tels que définis dans le contrat. L’Organisateur s’engage à ne pas divulguer les informations fournies par le Client qui seront tenues confidentielles. Toute information recueillie dans le cadre de l’établissement du cahier des charges pourra être communiquée aux partenaires commerciaux de l’agence qui seront tenus aux mêmes règles de confidentialité. L’agence a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes. De convention expresse entre le Client et la Société, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’agence fera son possible pour proposer au Client un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition de l’agence n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle proposition par le Client, la relation entre la Société et le Client se poursuit dans les conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes sont remboursés au Client dans les 30 jours, à compter de la réception par la Société du refus écrit de ladite proposition.

Article 4 – Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler à l’Organisateur ou ses intervenants, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin. Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues. Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues. Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, artistes, personnels et collaborateurs de l’Organisateur. De manière générale le client mettra tout en œuvre pour faciliter l’organisation de l’événement par l’agence. Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par BY ADC, une somme égale à 50% de tous les projets devisés et plagiés serait due à BY ADC.

Article 5 – Conditions financières

Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. Ils seront majorés du taux de TVA. En cas de réponse supérieure à 1 mois après l’envoi du devis, l’agence s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié. Ils seront applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis postérieurement à ce délai.

Factures d’acompte et de solde

  1. Réservation confirmée à réception de 50% du montant total de la manifestation.

  2. Un complément de 40% sera exigé 2 semaines avant la date de manifestation.

  3. A la fin de la prestation, en cas de surcoût, BY ADC calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant des 10% de solde et d’éventuels suppléments en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture.

Exception

Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaire de la facture.

Pénalités de retard

En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le client doit verser à l’agence une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facturation des services. Tous les frais que la société est amenée à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues sont à la charge du client. La gestion d’un dossier d’impayé génère un coût fixe supporté par le Client de 250 € hors taxes.

Frais de vie

Sauf indication contraire dans le devis, les frais de déplacements, hébergement et frais de vie sont à la charge du client, et inclus dans le devis global.

Règlement

Règlement par chèque à l’ordre de BY ADC, ou par virement bancaire à au CIC Euraflandres. IBAN : FR76 3002 7170 0300 0208 9320 163 / BIC : CMCIFRPP

Article 6 – Responsabilités

Le client est responsable de tout dommage direct ou indirect, que lui-même ou les participants pourraient causer au cours de la manifestation. L’organisateur décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, intempéries, casses, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux participants, quelque soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salles, salons…). L’organisateur sera dégagé de toute obligation au cas où un évènement de force majeure ou fortuit surviendrait (grève, incendie, intempéries, dégâts des eaux). En aucun cas L’Agence BY ADC ne peut être tenue pour responsable des préjudices directs ou indirects liés à l’exécution de la (des) prestation(s) fournie(s) par le(s) prestataire(s) concerné(s), lequel est (sont) seul(s) responsable(s) vis à vis du Client. De même en cas de prestations musicales, le client s’engage à prendre à sa charge les droits musicaux et à contacter la SACEM de sa région. Le client déclare et garantit avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s’engager au titre du contrat et qu’il est titulaire d’une assurance de responsabilité civile en cours de validité. A cet effet le client s’engage à renoncer et à faire renoncer ses assureurs et/ou tout participant le cas échéant, à tout recours à l’encontre de l’organisateur en cas de survenance de quelconque de ces évènements précités.

Article 7 – Assurances

Dans le cadre de son activité, BY ADC souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont BY ADC serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause). Néanmoins, l’Agence BY ADC conseille vivement au Client de se rapprocher de son courtier/agent et/ou assureur afin d’étudier avec lui la validité de son assurance responsabilité civile et la souscription éventuelle d’une assurance complémentaire concernant l’évènement, et éventuellement de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

Article 8 – Conditions d’annulation totale ou partielle

Annulation totale du fait du Client : En cas de désistement, refus, ou annulation de la part du client, l’Agence BY ADC sera libérée de toute obligation envers le Client et celui-ci ne pourra prétendre ni au report de l’évènement à une autre date, ni au remboursement des sommes déjà versées et conservées par l’Agence BY ADC à titre d’indemnité de résiliation contractuelle irréductible.

  • Pour les projets de communication, le bon pour accord, et autres documents signés, valident les conditions d’annulation citées ci-dessus.

  • Pour les projets d’organisation, toute annulation devra être formulée par écrit à l’agence et donnera lieu au paiement d’indemnités selon les conditions suivantes :

    • 50% des prestations seront facturées si l’annulation intervient à la signature du contrat

    • 60% des prestations seront facturées si l’annulation intervient entre 45 et 21 jours ouvrés avant.

    • 80% des prestations seront facturées si l’annulation intervient entre 20 jours et 8 jours avant.

    • 100% des prestations seront facturées si l’annulation intervient à moins de 7 jours avant.

Les acomptes versés à l’agence seront acquis et utilisés pour les indemnités dues à l’hôtel et autres prestataires intervenants, le complément devant être réglé dès confirmation de l’annulation. Sont considérés comme « annulation totale » des reports de date, modifications dans les lieux, ou les choix de prestataires qui entraineraient des annulations de réservation de la part de l’agence. Si après d’éventuelle dénonciation du contrat, le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini par l’Organisateur, une somme égale à 50% du projet plagié serait due à l’organisateur.

Modification ou annulation partielle du fait du Client

Toute modification ou annulation partielle devra faire l’objet d’une demande par écrit à l’agence et donnera lieu à l’ajustement du devis selon les conditions suivantes :

  • Jusqu’à 3 semaines avant : possibilité d’ajuster sans frais le nombre de participants (dans la limite de 20%).

  • Jusqu’à 10 jours avant : possibilité d’ajuster sans frais le nombre de participants (dans la limite de 10%).

  • Jusqu’à 5 jours avant : possibilité d’ajuster sans frais le nombre de participants (dans la limite de 5 %).

  • Au-delà, toute annulation partielle fera l’objet d’un règlement en totalité

Exception

Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que ses conditions générales d’annulation imposent des conditions différentes. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées.

Annulation du fait de l’Agence BY ADC en cas d’annulation par l’Agence d’une ou de plusieurs prestations devant être effectuée(s) à son Client, l’agence présente une assurance responsabilité civile professionnelle. En tout état de cause, elle ne saurait être tenue responsable de l’inexécution de ses obligations en cas de forces majeures définies par le code civil et notamment en cas de grève totale ou partielle, inondation, incendie, panne informatique, accidents de circulation, accidents humains, intempéries, révoltes, manifestations, terrorisme…

Article 9 – Clause de confidentialité

L’agence BY ADC s’engage à conserver le caractère confidentiel de cette opportunité d’investissement et de toutes les informations contenues dans les documents transmis ainsi que celles que vous pourriez nous communiquer oralement pendant notre collaboration. Les informations que vous nous communiquez sont utilisées aux seules fins du projet concerné. Nous nous engageons à prendre les mesures nécessaires pour faire respecter les engagements visés par la présente, par nos employés, conseils, et partenaires et ceci pour une durée de 12 mois. Cet Accord de confidentialité est réciproque. Si le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini par notre agence, une somme égale à 50% de tous les projets devisés et plagiés serait due à l’Agence BY ADC.

Article 10 – Droits à l’image

A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio. Le client déclare avoir recueilli les autorisations Expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.

Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisation : BY ADC »

Article 11 – Force Majeure

BY ADC ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc..

Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le client est libre de souscrire avant l’événement auprès de la compagnie d’assurance de son choix à une assurance «Annulation d’opération» garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.

Article 12 – Réclamations

Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération que si elle est formulée par écrit et adressée à l’Organisateur, dans un délai de huit (8) jours maximum après la fin de la manifestation.

Article 13 – Litige

En cas de litige, l’attribution de compétence est faite auprès des tribunaux dans la ville où se situe le siège social de l’agence BY ADC (Lille). La loi applicable aux relations contractuelles est la loi Française exclusivement.

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